fbpx

Priorytety – źródło nieporozumień

Priorytety - źródło nieporozumień

Choć temat ustalania priorytetów został już ograny na niezliczonej ilości szkoleń i warsztatów, to obserwuję te same powtarzające się trudności.

Poniżej rozbieram je na kawałki. Oprócz samego rozróżnienia pojęć, wartościowe dla Ciebie będą wnioski, które z nich wypływają. Do rzeczy.

Czym jest CEL?

Zacytuję samego siebie – Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce? str. 55.

Pewnego razu moja żona, poprosiła mnie o naprawienie klamki w drzwiach do sypialni. Z klamką był ten problem, że skrzypiała, w związku z czym nasza córka przebudzała się, gdy tylko ktoś z nas otworzył drzwi do sypialni.

Rozmontowałem więc klamkę, a następnie pokryłem każde podejrzane miejsce mechanizmu klamki warstwą smaru. (…). Postanowiłem również sformułować jednoznaczne kryteria akceptacji.

-Słuchaj – zwróciłem się do żony – Ile razy musisz nacisnąć klamkę i ona nie zaskrzypi, aby przekonać się, że jest całkowicie naprawiona?

Moja żona popatrzyła na mnie zdziwiona, a po chwili odpowiedziała:
-Klamka będzie naprawiona, gdy dzieci nie będą się budzić, gdy będę od nich wychodziła.

Cel to oczekiwany SKUTEK w biznesie. Nie chodzi o smarowanie zamka, ani o naciskanie klamki. Nie chodzi nawet o skrzypienie drzwi. Chodzi o to, żeby „dzieci nie będą budziły się, gdy będę do nich wchodziła”. Skutek w biznesie.

Skąd się biorą cele?

Być może Cię zaskoczę, ale cele nie biorą się z głowy prezesa. Cele, czyli skutki w biznesie, które chcemy mieć biorą się z potrzeb biznesowych – z rynku.

Precyzyjną metodą definiowania potrzeb biznesowych znajdziesz w artykule Czym jest potrzeba biznesowa?

Czym są PRIORYTETY?

Są funkcją celu. Priorytet mówi o jednej lub trzech z poniższych rzeczy (słowo lub jest tu istotne):

  • jaką ilość naszego przerobu (np. prędkości) przeznaczamy na działania oznaczone danym priorytetem
  • jaką ilość naszych zasobów fizycznych (np. pieniędzy) przeznaczamy na działania oznaczone danym priorytetem
  • jakie miejsce w kolejce prac otrzyma działanie oznaczone danym priorytetem

Można zatem powiedzieć, że: cele dotyczą skutków w biznesie, priorytety dotyczą zadań, których wykonanie prowadzi nas do celów. (to delikatne uproszczenie, ale obrazowe i chyba nieszkodliwe:).

Problem 1. z liczbą „3”

Polega na tym, że gdy prosisz odpowiednie osoby o 3 kluczowe priorytety, to na spotkanie przynoszą ich 5 albo 9, a czasem jeszcze więcej. Z nieznanych mi powodów jest to zazwyczaj liczba nieparzysta.

Trudno mi wyjaśnić, w jaki sposób liczbę „3” można rozumieć inaczej niż po prostu „3”. Być może większe liczby lepiej wyglądają na slajdach. No, bo jak to? – taka poważny team i tylko „3”. Co wy cieniasy jesteście i nie zrobicie „9” albo „13”!? No jasne $#*&@#*, że zrobimy! Jesteśmy zwycięzcami!

Spotkasz się z opisaną sytuacją, to pewne. Wtedy cierpliwie i ze spokojem tłumacz prawidła rządzące zbiorem liczb naturalnych. Wyjaśnij, że nad tym zbiorem zdefiniowana jest relacja liniowego porządku, a nie wyłącznie częściowego. Trzeba te sprawy na początku dokładnie wyjaśnić.

Problem 2. z liczbą „1”

Gdy już wszyscy są całkowicie świadomi, że „1” oznacza sprawę najważniejszą, a po niej jest „2” i zaraz za nią „3”, przyniosą na spotkanie dziewięć „jedynek”. Dziewięć spraw o priorytecie „1”.

I z taką sytuacją – zapewniam – się spotkasz. Doceń wtedy postęp grupy. To ważne, aby zauważać i świętować quick wins.

Również wtedy wyjaśnij, że dla porządku prac i ogólnej satysfakcji z osiągnięć istotne jest, aby dla jednego celu priorytet „1” był tylko jeden.

Dość dobrze się wtedy sprawdzają pytania o ustalenie priorytetów, które znajdziesz w „Jak rozmawiać z klientem, który nie wie, czego chce” na str. 209.

Ogarniesz ten temat i jesteś prawie „w domu”.

Problem 3. z harmonogramem

W tym momencie powinieneś już mieć na ścianie priorytety w następującej postaci:

  1. coś do zrobienia
  2. inne coś do zrobienia
  3. jeszcze inne coś do zrobienia

I to jest mega osiag! Ale UWAGA! Jeśli przeoczysz pewien drobny niuans, to już po Tobie. Tłumaczę w czym rzecz.

Osoby, które przynoszą priorytety (bo zakładam, że to spotykasz się z dawcami priorytetów i decydentami, a nie z kimś, kto tylko miał ci priorytety do przekazania) ZAWSZE rozumieją priorytety następująco:

  • najpierw zostanie zrobiona rzecz o priorytecie (1)
  • potem zostanie zrobiona rzecz o priorytecie (2)
  • dalej zostanie zrobiona rzecz o priorytecie (3)
  • ale, co do zasady wszystko zostanie zrobione

Tak jest! kluczowi interesariusze, którzy w wielkich bólach uzgodnili listę priorytetów, myślą o niej jak o harmonogramie prac.

Twoje najważniejsze zadanie w tym temacie polega na tym, aby wyjaśnić grupie, że priorytety to nie harmonogram. Że należy je rozumieć następująco:

  • prawie na pewno zrobimy priorytet (1)
  • możliwe, że zrobimy priorytet (2)
  • istnieje pewna szansa, że zrobimy priorytet (3)

Dopilnuj, aby wszyscy zaangażowani w przedsięwzięcie mieli w głowach to istotne rozróżnienie, a unikniesz wielu trudnych i burzliwych spotkań, stresu kłótni i dopychania kolanem.


Newsletter - bądź na bieżąco