fbpx

Analityk: skryba czy partner?

Czasem w trakcie szkolenia Zbieranie wymagań i współpraca z klientem robię ćwiczenie rozgrzewkowe, którego efekty widzisz na zdjęciu poniżej.

Analityk-skryba vs. analityk-partner

Z lewej strony jest rysunek pt. „jak obecnie postrzegany jest analityk”, z prawej zaś „jak powinien być postrzegany analityk”. W każdej grupie efekty są bardzo podobne. Z lewej strony mamy magika ze szklaną kulą, który musi wiedzieć wszystko, po uszy utytłanego multitaskingiem – któremu autorzy rysunków nadają nazwę: „skryba”, „gościu od dokumentacji”, „maruda”. Z prawej zawsze stoi wyluzowany, uśmiechnięty i ogołocony z insygniów typu diagramy i laptop ekspert, przez uczestników szkolenia nazywany „prawdziwym analitykiem”, „partnerem” albo „zafanym doradcą”.

Tak, tak podstawowym pragnieniem statystycznego analityka ze stażem jest przestać być skrybą, a zacząć być partnerem klienta. Jak to zrobić, gdy kolejny certyfikat nie pomaga?

Na dziś mam dla Ciebie 3 protipy w tym temacie.

Podstawowe zadanie analizy

Bez obawy, nie będę przepisywał podręcznika. Tak króciutko, dla ustalenia uwagi podstawowe zadanie analizy wszelakiej ilustruje poniższy rysunek.

Na czym polega analiza?

Celem analizy jest ustalenie pewnego stanu docelowego oraz obecnego a następnie wyspecyfikowanie, co należy przedsięwziąć, aby z jednego przejść do drugiego.

Tak wiem, że to rysunek kategorii universal problem solver. Zobaczmy jak może się on skonkretyzować.

#1 Pokaż ścieżkę

Podstawową sprawą, której klient oczekuje od analityka jest to, że przedstawi on ścieżkę listę zaleceń, których wykonanie pozwoli przejść od stanu obecnego do stanu docelowego.

W zależności od kontekstu mogą to być zupełnie różne rzeczy. Dla przykładu skupię się na dwóch obszarach:

  • wdrożenia systemu klasy CRM
  • tworzenie produktu software’owego dla klientów detalicznych np. sklep internetowy czy coś takiego

Z punktu widzenia analizy są to bardzo różne od siebie obszary. Zakres działań analityka będzie również inny.

Wdrożenie systemu typu CRM

Niezależnie od tego czy bazujesz na gotowych platformach typy MS Dynamics, SalesForce, ServiceNow czy macie własny system, działania analityka w tej klasie zagadnień są bardzo podobne.

Poniższa tabela przedstawia przykładowe zagadnienia w tym obszarze (przykładowe, nie wszystkie).

AS IS* schemat obecnego procesu biznesowego
* specyfikacja problemów
* wykorzystywane narzędzia: BPMN albo EventStorming GoogleDocs/Word,
Wiki
TO BE* schemat docelowego procesu biznesowego,
* wykorzystywane narzędzia: BPMN albo EventStorming
HOW?* specyfikacja zmian w procesie,
* specyfikacja nowych funkcjonalności w narzędziach,
* specyfikacja zmian w istniejących funkcjonalnościach,
* specyfikacja integracji,
* wykorzystywane narzędzia: UML, GDocs/Word, Wiki, Jira/Rally/Trello/custom

Można powiedzieć, że osią wokół której „kręcą” się wszystkie Twoje obowiązki jest proces biznesowy w organizacji klienta.

Produkt software’owy dla klienta detalicznego

Zobaczmy jak będą wyglądały aktywności analityka w tym przypadku.

AS IS* Specyfikowanie problemów i korzyści
* Empathy Maps
* Grupy focusowe
TO BE* Definiowanie customer journey
* Tworzenie person
* Analiza domeny np. za pomocą sesji Event Storming
HOW?Modelowanie dziedziny
Specyfikowanie funkcjonalności
User Story Mapping

Jak widzisz mogą tu powstać opracowania procesów, funkcjonalności, klas użytkowników, mapy interesariuszy itd. Grunt, aby pokazać klientowi plan na przeprowadzenie go z punktu ASIS do TOBE. Elementy tego planu to właśnie: lista zmian w istniejących funkcjonalnościach, scenariusze użycia, User Stories, Use Case – w zależności od potrzeb.

Jak narazie nic zaskakującego. Czytaj dalej.

#2 Analityk jest zbyt…analityczny

Analitycy i analityczki, których spotykam to ludzie skrupulatni, zorganizowani, słuchający uważnie, skupieni na rozmówcy, metodyczni. Te cechy to zalety pomagające z sukcesem wykonywać tę pracę. Posłuchaj pewnej historii.

Kilku analityków przeprowadzało warsztat z interesariuszami. W grupie byli managerowie, architekci, wiodący programista i właściciel firmy. Cele osób w sali nie były uzgodnione, więc zaczęli kłócić. Zanegowali cel warsztatu, zaproponowali nową agendę.

Na koniec dnia analitycy wyszli ze spotkania ze sporą ilością notatek, arkuszami ekranów użytkownika oraz wizją systemu. Byli zadowoleni.

Informacja zwrotna od właściciela firmy spadła na nich jak grom z jasnego nieba. Uczestnicy spotkania mieli zastrzeżenia co do jego przebiegu i efektów. Analitycy nie rozumieli skąd się wzięła taka opinia, skoro pozyskali wartościowe informacje.

Wiecie – powiedział właściciel firmy – moi pracownicy oczekują, że to wy im powiecie, kiedy mają się zamknąć.

Kto prowadzi warsztat?

Jeśli chcesz być partnerem dla klienta, musisz ustalić zakresy odpowiedzialności każdego z Was i wymagać ich przestrzegania. Uciszenie hałasu w trakcie warsztatu, czy niezgoda na jakieś propozycje klienta nie jest brakiem taktu, czy szacunku. To kwestia efektywności spotkania, z której klient Cię rozliczy.

W przypadku warsztatu, czy sesji zbierania wymagań to jest OK, jeśli uczestnicy przejmą na jakiś czas jego prowadzenie. Ostatecznie jednak, to analityk jest zań odpowiedzialny. Za każdym razem, gdy klienci „przejęli” prowadzone przeze mnie spotkanie albo warsztat – poległem. Za każdym razem efekty były dużo poniżej oczekiwań.

Jakiego analityka chcą klienci?

Takie go, który powie im, co robią źle i co mają zrobić, aby było lepiej. Takiego, który kompetentnie powie co jest, a co nie jest możliwe do wykonania. W żadnym razie takiego, który ciągle im potakuje.

Wiem, że klienci często chcą wszystkiego, na wczoraj i tanio. Wiem, że już na pierwszym spotkaniu spodziewają się usłyszeć odpowiedzi na pytania: na kiedy? i za ile?

Jest w tym pewien paradoks. Czasem możesz odnieść wrażenie, że klient chciałby abyś drobiazgowo postępował według jego wytycznych, aby praca analityka przebiegała zgodnie z wyobrażeniem klienta. Trik polega na tym, że chociaż chce on kontrolować proces, to ostatecznie Ciebie rozliczy za końcowe efekty.

Wniosek jest jednoznaczny: to Ty masz być liderem procesu analizy. To najlepszy układ dla wszystkich interesariuszy oraz dla Ciebie.

#3 Prawidłowa organizacja pracy

Dużo się mówi o prawidłowej organizacji pracy, jakie dokumenty klient powinien dostarczyć, jakiego stylu pracy powinien przestrzegać. Dużo również mówi się o antyzworcach współpracy, bieżączakch etc., etc. Te wszystkie rady są bardzo pożyteczne i warto z nich czerpać. Jest jednak jedno „ale”.

…ale klienci dość często szukają analityków, którzy z wyrozumiałością potrafią pracować ze wszystkimi niedoskonałościami swoich klientów, którzy mają swoje sposoby na te niedoskonałości. Nie wytykają błędów, nie patrzą z góry, tylko pomagają rozwiązywać problemy.

Wiem, że to nie fair, niesymetryczne i po prostu „be”. Jednak tak właśnie często bywa. Analitykowi, który posiadł te niecodzienną umiejętności płaci się najwięcej. To jest protip trzeci.